Organiser une opération labellisée

Quel est l'objectif de la Labellisation ?

La procédure de labellisation, gérée par UBIFRANCE, permet à un opérateur d’organiser, sur des zones prioritaires, des actions collectives, afin d’accompagner un plus grand nombre d’entreprises françaises à l’international, en abaissant leurs coûts de participation.

Les actions labellisées viennent en complément de la programmation d’UBIFRANCE, qui est ainsi enrichie d'actions collectives d’accompagnement à l’étranger à recrutement national : 

        - actions pilotées par les Chambres de Commerce en France ou à l’étranger,
        - actions réalisées par ADEPTA ou SOPEXA, sur financement du Ministère de l’Alimentation, 
          de l'Agriculture et de la Pêche.
 
L'ensemble de ces actions constitue le « Programme France » : www.programme-france.fr.

Quels en sont les principes ?  

Ne sont éligibles que les opérations collectives ayant un nombre minimal de 5 entreprises bénéficiaires, à l'exception des pavillons France sur les salons internationaux pour lesquels le nombre d'entreprises françaises participantes ne doit pas être inférieur à 10.

Toute opération Labellisée est inscrite au programme France, qui a vocation à fédérer l'ensemble des actions des partenaires publics et privés du Commerce Extérieur, soutenues par le Ministère de l'Économie, de l'Industrie et de l'Emploi. Le programme France est consultable sur le site www.ubifrance.fr.

Le comité de Labellisation assure, dans le cadre du programme France, la cohérence de chaque projet par rapport aux autres projets existants.

Quels en sont les modalités principales pour l'opérateur ?

La procédure de Labellisation permet à un opérateur d'obtenir un soutien financier destiné à abaisser le coût de participation des entreprises françaises à l'opération collective considérée. Le soutien financier, généralement accordé par entreprise, varie donc en fonction du nombre d'entreprises françaises participantes.

L'opérateur responsable du projet doit, d'une part, afficher le Label France dont il peut se prévaloir pour recruter des entreprises participantes et assurer la promotion de son projet en France et à l'étranger et, d'autre part, abaisser d'autant leur coût de participation.

Tout opérateur bénéficiant de la Labellisation assure une ouverture nationale sur les projets concernés et une absence de discrimination dans le recrutement des entreprises, qu'elle soit de nature géographique ou professionnelle. Le recrutement des entreprises devra être effectué sur un périmètre d’au moins trois régions et comprenant un minimum de 30% de participants extérieurs à la région principale.

Qui peut être l'opérateur d'un projet Labellisé ?

La Labellisation d'un projet ne peut être sollicitée que par une seule entité, l'opérateur du projet, qui en assure la mise en œuvre, la commercialisation auprès des entreprises françaises et la responsabilité.

L'opérateur peut être un organisme, une association, une personne morale de droit public ou privé. Toute Chambre de Commerce Française à l'étranger membre de l'UCCIFE peut également être opérateur d'un projet Labellisé.

Quelles sont les compétences requises ?

L'opérateur doit disposer d'une représentativité particulière et/ou d'une expérience reconnue dans la mise en œuvre d'actions collectives à l'international.

Il doit faire preuve de capacités logistique et financière, notamment présenter les moyens de prendre en charge l'entière responsabilité financière du projet Labellisé.

L'opérateur doit également avoir la capacité à mobiliser l'ensemble des entreprises françaises susceptibles de participer à son projet Labellisé.

Depuis 2006, la Labellisation est étendue à l'ensemble des actions de promotion collective à l'étranger.

Sont éligibles au titre du Label France :

• les pavillons France sur des salons professionnels à l'étranger (minimas : 50 m², et 10 exposants),
• les rencontres d'acheteurs et de partenaires, dont les forums d'affaires,
• les présentations de produits et savoir faire,  

La labellisation ne pourra en aucun cas s'appliquer :

• à des actions identiques ou similaires (nature, période, lieu,...) à des actions déjà programmées au titre du programme France,
• à des actions auxquelles participent moins de 5 entreprises françaises (ou à des pavillons France sur les salons internationaux auxquels participent moins de 10 entreprises françaises),
• à des actions d'information (études, veille, réunions d'information),
• à des actions en France autres que les invitations d'acheteurs étrangers sur des salons,
• à des actions de formation,
au financement de structure.

Le plafond de l'aide accordée à l'opération est défini à partir de différents critères, notamment :

• La zone géographique, selon le pays prioritaire dans mequel se déroule l'opération (2 zones définies : "Grand Large", et Europe-Méditerranée »),
• Le secteur d'activité, selon que l'opération relève d'un Plan d'Action Sectoriel à l'Exportation (PASE), ou non, ou que l'opération bénéficie du soutien actif d'un pôle de compétitivité, ou non.

L'aide accordée par le comité de Labellisation permet d'abaisser le coût de participation de chaque entreprise. En règle générale, elle correspond à un montant qui varie au prorata du nombre d'entreprises effectivement bénéficiaires du projet Labellisé. L'opérateur doit répercuter la totalité de cette aide financière, directement et de manière visible, sur la facture qu'il adresse à chacune des entreprises françaises qui participent.

Une aide plafonnée en fonction du coût et de la nature du projet. Le montant total de l'appui financier accordé à un projet Labellisé est plafonné à 35% de la somme des dépenses opérationnelles éligibles du projet (à l'exception des frais de fonctionnement de l'opérateur qui ne sont pas éligibles sauf ses frais de mission qui peuvent être inclus dans le budget opérationnel) et varie selon la zone prioritaire dans laquelle se déroule l'opération collective. En tout état de cause, l'aide ne pourra dépasser 35% du montant facturé aux entreprises participantes.

L'aide allouée par entreprise comprend d'autre part une participation aux frais de mission des entreprises participantes, d'un montant maximum variant entre 800 € (pays "Grand Large") et 400 € (pays "Europe-Méditerranée"). Les autres pays ne sont pas éligibles à la participation aux frais de mission des entreprises participantes.
Les entreprises ultramarines bénéficieront d’une participation forfaitaire aux frais de mission de 800 euros quel que soit le pays visé.

Par ailleurs, lorsque le projet proposé est d'ores et déjà inscrit au programme d'un opérateur bénéficiant d'aides financières pour celui-ci, l'appui financier alloué au titre de la Labellisation s'entend en tant que complément de subvention : le total des financements publics apportés au projet ne pourra pas dépasser le plafond de 35% de subvention.

Les entreprises françaises d’outre-mer bénéficieront du forfait Grand Large visant à couvrir leurs frais de mission quel que soit le pays visé par la mission.

Les pays prioritaires sont les suivants :
les pays de proximité "Europe-Méditerranée" : UE27 (sauf France) - Suisse - Norvège - Croatie - Turquie - Maroc - Algérie - Tunisie - Libye - Egypte - Israël - Liban;
et les pays "Grand Large" : Etats-Unis - Canada - Mexique - Brésil - Chili - Japon - Chine + Hong-Kong - Taïwan - Inde - Malaisie - Corée - Thaïlande - Indonésie - Vietnam - Russie - Ukraine - Afrique du Sud - Arabie saoudite - Emirats arabes unis - Qatar - Koweït - Angola - Australie - Kazakhstan - Singapour. 

Pour toute demande sur un pays ne faisant pas partie de ces listes, l’équipe labellisation sollicitera obligatoirement une dérogation ministérielle spécifique.

Avant de déposer votre demande de labellisation :
• Consultez l'agenda du Programme France
• Consultez l'agenda du comité de labellisation (Voir l'onglet "Documents à télécharger")

et le questionnaire d'évaluation à compléter par chacune des entreprises participantes :
• Questionnaire d'évaluation pour un pavillon sur un salon
• questionnaire d'évaluation pour un pavillon hors salon
• Questionnaire d'évaluation pour une rencontre d'acheteurs/décideurs étrangers

Procédure à suivre pour bénéficier du Label France :

1. Dépôt du dossier par l'opérateur du projet
• Avant de déposer une demande de Labellisation, consulter l'agenda du comité de Labellisation pour connaître les dates limites de dépôt de dossier : le Comité de Labellisation se réunit une fois par mois (sauf en août).
• L'opérateur dépose sa demande en ligne au moins 6 mois et demi avant la date de réalisation de son opération collective de promotion à l'étranger. Il reçoit alors un e-mail de confirmation.
• A réception de l'e-mail de confirmation, le dossier doit être complété par un envoi postal au service "Soutiens publics" comportant les statuts de l'entreprise, le dernier bilan ou le compte de résultats.
• Le service "Soutiens Publics " assure l'instruction du dossier sur la base d'éléments détaillés relatifs au projet, à son financement et aux retombées attendues pour les entreprises.

2. Le Comité de Labellisation étudie le projet et prend une décision pour le Labelliser ou non.

3. Si le projet est Labellisé : UBIFRANCE et l'opérateur s'engagent, par contrat, sur le montant et les modalités de l'appui apporté au projet.
• Lorsque la Labellisation d'un projet est accordée, l'opérateur en est informé par e-mail dans la semaine suivant la tenue du Comité ayant statué sur son dossier.
• L'accord se traduit par un contrat entre l'opérateur du projet Labellisé et l'Agence UBIFRANCE.
• Le contrat fixe le montant et les modalités de l'appui, ainsi que les conditions du traitement du dossier financier à l'issue de l'opération.
• Il fixe également les obligations de l'opérateur, notamment le nombre minimum d'entreprises participantes, l'ouverture du projet à l'ensemble des entreprises françaises concernées ("couverture nationale"), et l'affichage du logo "France" sur l'ensemble des supports promotionnels de l'opération.

4. L'opérateur réalise l'action Labellisée.
• La Labellisation du projet est effective dès que les termes du contrat sont acceptés par l'opérateur.
• Dès lors, il lui appartient de réaliser son projet et de tenir le service "Soutiens Publics " informé des évolutions majeures qui pourraient survenir dans sa mise en œuvre (difficultés rencontrées, changement de nature des prestations, d'intitulé, de lieu, de dates, évolution du nombre de participants,...).

5. UBIFRANCE assure la promotion en ligne de l'action Labellisée.
• UBIFRANCE insère le projet Labellisé dans l'agenda en ligne sur www.UBIFRANCE.fr, lequel présente l'ensemble des événements inscrits au programme France du réseau « UBIFRANCE et les Missions économiques » et de ses partenaires.
• Par ce biais, l'Agence UBIFRANCE renvoie vers l'opérateur l'ensemble des entreprises françaises désireuses de participer au projet.

6. Une semaine avant l’évènement, l’opérateur transmet à Ubifrance la liste des inscrits à l’opération labellisée via une saisie en ligne.
Les coordonnées complètes des entreprises participantes doivent être saisies en ligne par l’opérateur sur l’espace personnel (icône saisie des participants du tableau).

7. Une visite de l’opération est réalisée par le bureau Ubifrance ou par le service économique compétent à l’étranger, lorsque c’est possible en liaison avec l’opérateur. Elle a pour but de vérifier les différentes obligations de la procédure et établir un compte-rendu.

8. Après l'opération, l'opérateur fournit à UBIFRANCE les pièces justificatives relatives à la mise en œuvre de l'action Labellisée.
Pour obtenir l'appui financier accordé l'opérateur transmet à UBIFRANCE, dans les 6 mois qui suivent la réalisation de l'opération Labellisée, l'ensemble des pièces justificatives mentionnées au contrat. Il transmet notamment :
• un compte-rendu de l'opération,
• la liste des entreprises françaises participantes : imprimé à télécharger,
• les questionnaires d'évaluation dûment remplis par chacune des entreprises. 

Un acompte sur le règlement définitif de l’aide, de l’ordre de 30% du montant de la subvention attribuée par le comité de labellisation et pour des subventions au moins égales à 40 000 €,  pourra être versé à l’opérateur à l’issue de l’évènement lors de la remise du rapport financier.

9. UBIFRANCE verse à l'opérateur l'appui financier accordé au titre de la Labellisation.
Après réception des pièces justificatives, UBIFRANCE verse à l'opérateur, par virement bancaire, dans un délai maximum de 6 mois après la date de l'opération, un appui financier dont le montant est calculé selon les termes du contrat.

10. Engagement de l'opérateur 
L’opérateur s’engage à respecter la règle communautaire de minimis qui plafonne les aides publiques versées à une entreprise sur une période donnée (voir le détail et les dispositions particulières sur le site de la Commission Européenne.
ec.europa.eu